Бухгалтерлік есепті қалпына келтіру: мерзімі, құны және жұмыс тәртібі

Бухгалтерлік есепті қалпына келтіру туралы кәсіп иелері алдын ала көп ойланбайды. Әдетте бұл сұрақ есепте проблема жиналып кеткенде ғана туындайды: тапсыруы кешіккен есептер, банк пен 1С арасындағы сәйкессіздік, жоғалған құжаттар, жабылмаған кезеңдер немесе салық бөлігіндегі түсініксіздік. Ал мәселені ұзаққа созған сайын, оны түзету де соғұрлым күрделі және қымбатқа түседі.

Маңыздысы - қалпына келтіру “бір-екі проводканы енгізу” емес. Бұл деректерді жинау, салыстыру, түзету, есепті тексеру және компания тарихын тәртіпке келтіру процесі. Қазақстанда бұл әсіресе маңызды, өйткені қателер бірден салыққа, банкке және басқарушылық есепке әсер етеді.

Төменде есепті қашан қалпына келтіру керек, ол қалай өтеді, қанша уақыт алады және құны неден тұратынын қарастырамыз.

Бухгалтерлік есепті қалпына келтіру деген не

Қалпына келтіру деп өткен кезеңдердегі есепті жұмысқа жарамды және шынайы күйге келтіруді айтамыз. Бұған мыналар кіруі мүмкін:

• бастапқы құжаттарды жинау;
• банк пен кассаны салыстыру;
• базадағы қателерді түзету;
• жіберіліп қалған операцияларды қалпына келтіру;
• салық және жалақы бөлігін нақтылау;
• есептілікті кезеңдер бойынша тексеру;
• жабылмай қалған учаскелерді реттеу.

Яғни мақсат - жай “қатарға келтіру” емес, қалпына келтіргеннен кейін басшының цифрларға қайта сене алуы.

Қай кезде қалпына келтіру қажет

1. Есептер толық тапсырылмаған немесе үзіліс бар

Егер кей формалар кешіккен болса, кей кезеңдер бойынша берілмесе немесе логикасы күмәнді болса, бұл - алғашқы белгі.

2. Банк пен есеп сәйкес келмейді

Егер банк көшірмесі бір нәрсе көрсетіп, база басқа нәрсе айтса, компания шынайы картинаны жоғалтады.

3. Құжаттар ретсіз жиналған

Чек, акт, шот, шарт, жүкқұжат - бәрі әр жерде болса немесе бір бөлігі мүлде жоғалса, есеп табиғи түрде бұзылады.

4. Салық пен жалақының жағдайы түсініксіз

Кадр және салық бөлігі ұзақ уақыт тексерілмесе, мәселені созбаған дұрыс.

5. 1С базасы нақты өмірге сай емес

Бұл шағын және орта бизнес үшін өте жиі кездеседі. Сырттай компания жұмыс істеп тұрғандай көрінеді, бірақ ішкі цифрлар бөлек өмір сүреді.

Қандай кезеңдер жиі қалпына келтіріледі

Кейде мәселе бір-екі аймен шектеледі. Бірақ жиі бір жылды, бір жарым жылды немесе одан да ұзақ кезеңді көтеруге тура келеді.

Кезең ұлғайған сайын:

• құжат көбірек болады;
• салыстыру саны артады;
• бір бөлігі жоғалуы мүмкін;
• банк, салық және ішкі есеп арасындағы сәйкессіздік күшейеді.

Сондықтан кезеңді алдын ала емес, диагностикадан кейін анықтаған дұрыс.

Мерзім ненімен анықталады

Фактор	Мерзімге әсері
Кезең саны	Неғұрлым көп болса, соғұрлым ұзақ
Құжат көлемі	Бастапқы құжат көп болса, тексеру ұзарады
ҚҚС	Құжат пен есептілікті күрделендіреді
Қызметкерлер мен жалақы	Кадр және есептеу блогын қосады
Импорт және экспорт	Қосымша салыстыру мен тексеруді қажет етеді
Базаның жағдайы	Ретсіздік көп болса, уақыт көбірек кетеді
Құжаттардың қолжетімділігі	Жоғалған құжаттар болса, бастапқы іздеу уақыты өседі

Егер құжаттар толық жиналған болса, жұмыс тезірек жүреді. Ал егер алдымен не болғанын анықтау керек болса, мерзім айтарлықтай ұзаруы мүмкін.

Құн ненімен анықталады

Көбіне құн төрт нәрсеге тәуелді:

1. Тарихи деректер көлемі

Бір тоқсан мен екі жылдық есептің көлемі бірдей емес.

2. Операциялардың күрделілігі

Жай ғана түсім мен төлем болса, жұмыс жеңілірек. ҚҚС, жалақы, әртүрлі шарттар, валюталық операциялар және импорт болса, тапсырма күрделене түседі.

3. Ретсіздіктің деңгейі

Кейде тек қайта салыстырып, жабу жеткілікті. Кейде есеп логикасын толық қайта жинауға тура келеді.

4. Есептілік қателері

Егер қателер есептіліктің өзіне түссе, оны жай ғана “қосып жазу” емес, мұқият түзету керек болады.

Арзан баға әрқашан үнем емес. Көбіне ол толық емес жұмыс көлемін немесе әлсіз тексеруді білдіреді.

Қалпына келтіру қалай өтеді

1-қадам. Диагностика

Алдымен мәселенің нақты картасы жасалады:

• қандай кезеңдер зардап шеккен;
• қай есептер сәйкес келмейді;
• қай құжаттар жетіспейді;
• банк, жалақы, ҚҚС, салық бөлігінде не бар.

Диагностикасыз қалпына келтіру жүйесіз жұмысқа айналып кетеді.

2-қадам. Құжаттар мен деректерді жинау

Бұл кезеңде әдетте мыналар жиналады:

• банк үзінділері;
• шарттар;
• актілер, шоттар, жүкқұжаттар;
• касса құжаттары;
• жалақы деректері;
• есеп жүйесіне қолжетімділік;
• салық төлеуші кабинетіндегі және басқа да жұмыс деректері.

Компания деректі қаншалық тез берсе, жұмыс та соншалық тез жүреді.

3-қадам. Салыстыру және сұрыптау

Құжаттарды жай жинап қою аз. Оларды логикаға бөліп шығу керек:

• кезеңдер бойынша;
• контрагенттер бойынша;
• операция түрлері бойынша;
• салық пен жалақы блоктары бойынша.

Осы жерде жиі мәселенің бір айлық емес, бірнеше кезеңнен бері жиналып келгені анықталады.

4-қадам. Түзетулер енгізу

Салыстырудан кейін есепке мыналар енгізіледі:

• жіберілген операциялар;
• нақтыланған сомалар;
• түзетілген қателер;
• реттелген өзара есептесу;
• теңестірілген қалдықтар.

5-қадам. Есепті жұмысқа жарамды күйге келтіру

База мен дерек реттелген соң, есептіліктің логикасын тексеруге болады. Дәл осы кезде басшы цифрларды қайта түсіне бастайды.

6-қадам. Болашаққа ереже қою

Қалпына келтірудің мәні тек өткенді түзету емес, сол қате режимге қайта оралмау. Сондықтан бірден мына нәрселерді бекіткен дұрыс:

• құжат қалай жиналады;
• кім және қашан жібереді;
• банк қалай салыстырылады;
• ай қалай жабылады;
• салық пен жалақы қалай бақыланады.

Алдын ала не дайындау керек

Неғұрлым көбірек дерек берсеңіз, баға мен мерзім соғұрлым нақты болады.

Пайдалысы:

• есеп базасына қолжетімділік;
• банк үзінділері;
• шарттар мен актілер;
• қызметкерлер туралы мәлімет;
• салық режимі жайлы ақпарат;
• проблемалы кезеңдердің есептілігі;
• даулы жерлер туралы хат алмасу немесе жазба.

Құжаттың бір бөлігі жоғалған болса да, бұл стоп емес. Бірақ жұмыс ұзағырақ жүруі мүмкін.

Не істемеу керек

“Кейін бәрін қосып түзетеміз” деп ойламау

Ең қауіпті қате - мәселені тек үстірт жаппақ болу. Бұл көбіне жаңа сәйкессіздік әкеледі.

Диагностикасыз бастамау

Мәселенің ауқымы анықталмайынша, ақша да, уақыт та тиімсіз жұмсалуы мүмкін.

Ағымдағы жұмыспен араластырып жібермеу

Компания жұмысын жалғастырып, ескі кезеңдерді бір уақытта түзету үшін нақты жоспар қажет. Әйтпесе ретсіздік күшейеді.

ҚҚС пен жалақыны кейінге қалдырмау

Бұл ең сезімтал блоктар. Алдымен соларды тексерген дұрыс.

Қай кезде жұмыс тезірек жүреді

Егер:

• кезең шағын болса;
• құжаттар қолжетімді болса;
• банк пен есеп ішінара да болса сәйкес келсе;
• қызметкерлер мен күрделі операциялар көп болмаса;
• компания сұрақтарға жылдам жауап берсе,

қалпына келтіру тезірек жүреді.

Ал құжат аз, ал есеп ұзақ уақыт жүйесіз жүрсе, арзан әрі тез шешім күтудің қажеті жоқ. Бұл толыққанды жұмыс болады.

Құнды қалай азайтуға болады

Толықтай алып тастау мүмкін емес, бірақ артық шығынды қысқартуға болады:

• барлық құжатты алдын ала жинаңыз;
• күмәнді операцияларды жасырмаңыз;
• қолжетімділікті бірден беріңіз;
• “бәрін түзетіп беріңіз” деп кезең мен мақсатты нақтыламай сұрамаңыз;
• кейінгі жүргізуді бөлек пе, әлде тек қалпына келтіру ме - соны алдын ала анықтаңыз.

Кіріс деректер неғұрлым таза болса, бюджет те соғұрлым орынды болады.

Қалпына келтіру не береді

Жақсы қалпына келтірілген есеп тек тексеруден қорықпау үшін керек емес. Ол басқарушылық бақылауды қайтарады:

• айналым анық көрінеді;
• міндеттемелер түсінікті болады;
• қалдықтарға сенуге болады;
• қызметкер алу, салық, өсу туралы шешім жеңілдейді;
• тексеруге немесе банкпен сөйлесуге дайындық оңай болады.

Көп басшы үшін бұл бір қарапайым нәрсені білдіреді: цифрлар қайтадан нақты бизнесті көрсете бастайды.

Қорытынды

Бухгалтерлік есепті қалпына келтіруді соңғы шара ретінде емес, бақылауды қайта алудың құралы ретінде қарастырған дұрыс. Неғұрлым ерте бастасаңыз, соғұрлым құны төмен, тәуекелі аз және жұмыс жеңіл болады.

Егер компанияда қазірдің өзінде сәйкессіздік, үзіліс немесе құжаттағы ретсіздік бар болса, мәселені созбай шешкен дұрыс. Әуелі диагностика, кейін тәртіп, одан соң ғана тұрақты жұмыс істейтін бухгалтерия.

Осыдан кейін қайда қарау керек

• Егер қалпына келтіруден кейін тұрақты формат керек болса, бухгалтерлік есепті қалпына келтіру қызметі бетіне өтіңіз.
• Егер мұндай жағдай неге жиі болатынын түсінгіңіз келсе, шағын бизнестегі бухгалтерияның жиі қателері мақаласын оқыңыз.
• Егер алдымен мәселенің көлемін бағалағыңыз келсе, тегін консультацияға өтінім қалдырыңыз.