Шағын бизнестегі бухгалтерияның жиі қателері және олардан қалай сақтануға болады

Шағын бизнестегі бухгалтериялық проблемалар көбіне үлкен дағдарыстан емес, ұсақ әрі қайталанатын қателерден басталады. Бір құжат кешігеді, бір төлем дұрыс белгіленбейді, бір есепке салғырт қарайды. Бастапқыда бұлар аса қауіпті көрінбейді. Бірақ уақыт өте келе осындай ұсақ қателер жиналып, басшыға дұрыс емес қаржылық көрініс береді, салықтық тәуекелді арттырады және команданың уақытын жейді.

Көп жағдайда мәселе мамандардың жаман жұмысында емес, процестің әлсіздігінде. Егер құжат қашан келуі керек, кім тексеруі керек, мерзімді кім қадағалайды деген сұрақтардың жауабы жоқ болса, қате бәрібір қайталана береді.

Төменде шағын бизнесте ең жиі кездесетін қателерді және олардан қалай сақтануға болатынын талдаймыз.

1. Құжат айналымын жүйеге келтірмеу

Бұл – ең кең таралған қателердің бірі. Кәсіп иесі құжаттар “бір жолын табар” деп ойлайды: бір бөлігі WhatsApp-та, бір бөлігі поштада, кейбірі мүлде кешігіп келеді.

Мұның салдары:

• бухгалтерия айдың соңында асығыс жұмыс істейді;
• операциялар толық көрінбейді;
• қате есеп беру қаупі өседі;
• басшы нақты картинаны кеш көреді.

Шешім:

• құжаттарды тапсырудың бір ғана тәртібін белгілеу;
• жауапты адамды нақты бекіту;
• ай сайынғы мерзімді және форматты келісу;
• кешіккен құжаттар бойынша бөлек бақылау жүргізу.

2. Шығындарды дәлелсіз немесе ретсіз көрсету

Шағын бизнесте шығындарды “кейін реттейміз” деген тәсіл жиі кездеседі. Нәтижесінде кейбір төлемдер расталмай қалады, кейбірі қате санатқа түседі, ал басшы нақты қайда қанша ақша кеткенін түсінбей қалады.

Бұл тек салықтық тәуекел емес. Бұл басқарушылық проблема да: шығын құрылымын көрмеген басшы шешімді соқыр қабылдайды.

Шешім:

• әр төлем бойынша бастапқы құжатты талап ету;
• шығын санаттарын алдын ала бөлу;
• картамен, кассамен және банкпен төленген сомаларды ай сайын салыстыру;
• жеке және бизнес шығындарын араластырмау.

3. Салық мерзімдерін формалды қабылдау

Кей компаниялар есептілік күнін ғана біледі, бірақ дайындық процесін есепке алмайды. Мысалы, декларацияны тапсыру мерзімі белгілі, ал оған қажетті құжаттардың қашан толық жиналуы тиіс екені анық емес.

Нәтижесінде:

• бәрі соңғы күнге қалады;
• құжат жетіспейді;
• асығыстық көбейеді;
• қателесу ықтималдығы артады.

Шешім:

• сыртқы мерзіммен қатар ішкі мерзім белгілеу;
• әр айға алдын ала бухгалтерлік чек-лист жасау;
• дайындық статусы бойынша қысқа бақылау нүктелерін енгізу.

4. Салық режимін үстірт түсіну

Жеңілдетілген режимде болу “бәрі оңай” деген сөз емес. Кей кәсіп иелері режимнің шектерін, шектеулерін, ҚҚС-қа қатысты талаптарды немесе нақты қандай операциялар тәуекел тудыратынын толық түсінбейді.

Салдары:

• режимге сәйкес келмейтін әрекеттер байқалмай қалады;
• артық сенімділік пайда болады;
• өсу кезеңінде компания өзгерісті кеш сезеді.

Шешім:

• салық режимін тек атау ретінде емес, жұмыс шарты ретінде түсіну;
• бизнес үлкейген сайын режимнің әлі де сәйкес екенін қайта қарап отыру;
• күмәнді операциялар бойынша алдын ала кеңес алу.

5. Бухгалтерияны толық бір адамға тәуелді ету

Бұл ішкі бухгалтерде де, сыртқы форматта да кездесуі мүмкін. Егер барлық ақпарат, база, логика және жауапкершілік бір адамда ғана болса, бизнес осал болады.

Салдары:

• қызметкер кетсе, процесс тоқтайды;
• ешкім толық картинаны білмейді;
• қателерді табу қиынға соғады.

Шешім:

• негізгі процестерді құжаттау;
• қолжетімділіктерді бір жүйеге келтіру;
• резервтік бақылау нүктелерін жасау;
• маңызды файлдар мен базаларға компания жағынан қолжетімділікті сақтау.

6. Жалақы және кадр блогын “ұсақ нәрсе” деп қарау

Шағын компанияларда жалақы есебі оңай көрінеді. Бірақ мұнда дәлдік пен мерзім ерекше маңызды. Қызметкерлерге қатысты төлемдер, құжаттар, еңбек қатынасы және соған байланысты салықтар өте сезімтал аймақ.

Шешім:

• жалақы бойынша тұрақты күнтізбе жүргізу;
• кадр құжаттарын жүйелеу;
• жұмысқа қабылдау, демалыс, босату сияқты процестерді шаблонмен рәсімдеу.

7. Ай сайынғы салыстыру мен тексерудің болмауы

Көп бизнес тек есеп тапсырылғанын көреді. Бірақ ай сайынғы ішкі салыстыру болмаса, қате ұзақ уақыт бойы байқалмай жүруі мүмкін.

Тексеруге кемінде мыналар кіруі керек:

• банк пен есеп деректерінің сәйкестігі;
• касса қозғалысы;
• дебиторлық және кредиторлық берешек;
• салықтар мен жалақы бойынша есептің дұрыстығы;
• ірі немесе әдеттен тыс операциялар.

8. Басшының қаржыны мүлде бақыламауы

Кей кәсіп иесі бухгалтерияны толық сыртқа не ішке беріп, өзі тақырыптан толығымен алшақтап кетеді. Бұл да қате. Басшы күн сайын есеп жүргізбеуі мүмкін, бірақ негізгі көрсеткіштерді түсінуі керек.

Ол кемінде мынаны білгені дұрыс:

• компанияда қанша ақша бар;
• қандай салық міндеттемелері жақындап тұр;
• қарыздар деңгейі қандай;
• табыс пен шығынның жалпы динамикасы қалай өзгеріп жатыр.

Қателердің көбін қалай азайтуға болады

1. Қарапайым, бірақ міндетті ережелер енгізіңіз

Күрделі регламенттің қажеті жоқ. Бірақ құжатты қашан, кім, қайда жібереді деген ереже болуы керек.

2. Айлық чек-лист жасаңыз

Әр айда қайталанатын міндеттер тізімі болса, команда да, басшы да процестің қай жерде тұрғанын түсінеді.

3. Бір ғана байланыс арнасын таңдаңыз

Құжат пен тапсырманың бір бөлігі чатта, бір бөлігі поштада, бір бөлігі ауызша айтылса, бақылау жоғалады.

4. Түсініксіз операцияларды кейінге қалдырмаңыз

Көп проблема “кейін анықтаймыз” деген жерден басталады. Күмәнді операцияны сол айдың ішінде талқылау оңайырақ.

5. Мерзімнен бұрын дайындықты бастаңыз

Есептілік мерзімі – соңғы нүкте. Нағыз сапа оған дейінгі дайындықта қалыптасады.

Қорытынды

Шағын бизнестегі бухгалтериялық қателердің көбі күрделі формуладан емес, әлсіз тәртіптен туындайды. Құжат айналымының бытыраңқылығы, мерзімге бақылаудың жоқтығы, салық режимін үстірт түсіну және бір адамға тәуелділік уақыт өте келе айыппұлға да, жүйесіздікке де әкелуі мүмкін.

Жақсы жаңалық – бұл қателердің көбі алдын алуға болады. Егер бухгалтерияны тек “есеп тапсыру” деп емес, бизнес процесінің бір бөлігі деп қарасаңыз, тәртіп пен сенімділік айтарлықтай өседі. Ал бұл басшыға ең маңызды нәрсені береді: қаржы туралы анық түсінік және тыныш жұмыс істеу мүмкіндігі.