Қазақстандағы ЖК мен ЖШС үшін кадрлық есеп: жұмыс беруші нені міндетті түрде жүргізуі керек

Көп шағын бизнес қызметкерді “біреу жұмыс істесе болды” деген көзқараспен қабылдайды. Бірақ бір адам жұмысқа шыққан сәттен бастап компания жұмыс берушіге айналады. Ал бұл еңбек шарты, бұйрықтар, төлемдер және құжаттарды сақтау бойынша нақты міндеттерді білдіреді.

Кадрлық есеп жүйесіз болса, алғашқы кезде бәрі жеңіл көрінеді. Бір құжат кешігіп қалады, бір келісім ауызша айтылады, бір демалыс күнтізбеде белгіленбейді. Кейін осының бәрі жалақы дауына, түсініспеушілікке және тексеру кезінде сұрақтарға айналады.

Төменде Қазақстанда ЖК мен ЖШС қандай кадрлық құжаттарды жүргізуі керек екенін қарастырамыз.

Кадрлық есеп деген не

Кадрлық есеп тек қызметкерді қабылдаумен бітпейді. Ол адам компанияда жүрген бүкіл кезеңді қамтиды:

• қабылдау рәсімі;
• еңбек шарты;
• бұйрықтар мен ішкі өкімдер;
• жұмыс уақытының есебі;
• демалыстар;
• аурухана парағы немесе болмау себептері;
• лауазым, оклад немесе жұмыс режимінің өзгеруі;
• жұмыстан шығару және есеп айырысу.

Егер осы кезеңдердің біреуі “кейін қараймыз” қағидасымен жүрсе, компания қызметкерлерін де, тәуекелдерін де толық бақылай алмайды.

Қызметкерді қабылдағанда қандай құжаттар керек

Қазақстанда қызметкерді ауызша қабылдау жеткіліксіз.

Әдетте мыналар рәсімделеді:

• жеке басын растайтын құжат;
• лауазымға қажет болса, білім немесе біліктілік құжаттары;
• еңбек шарты;
• жұмысқа қабылдау туралы бұйрық;
• кадрлық жүйеге енгізілетін деректер;
• қажет болса қосымша ішкі құжаттар.

Еңбек шарты жай ғана шаблон емес, нақты жұмысты көрсетуі керек: лауазым, міндет, жұмыс орны, басталу күні, төлем тәртібі және жұмыс режимі.

Еңбек шартын неге кешіктірмеу керек

Көп шағын бизнес “дүйсенбіден бастап істейді, құжатты кейін рәсімдейміз” деп ойлайды. Бірақ бұл дұрыс тәсіл емес.

Егер адам жұмыс істеп бастаса, ал шарт уақытында рәсімделмесе:

• еңбек дауының қаупі өседі;
• шарттың нақты мазмұнын дәлелдеу қиындайды;
• жалақы мен бонус мәселелері даулы болып қалады;
• компания тексеруде жүйесіз көрінеді.

Сондықтан қарапайым ереже маңызды: адам жұмысқа тек құжаттары реттелген соң кірісуі керек.

Қызметкер жұмыс істей бастағаннан кейін не бақыланады

Кадрлық есеп қабылдаумен бітпейді, керісінше сол жерден басталады.

Жұмыс беруші мына нәрселерді бақылауы керек:

• жұмыс кестесі және уақыт есебі;
• демалыс және оны ауыстыру;
• оклад пен міндеттің өзгеруі;
• тәртіптік құжаттар, егер қажет болса;
• жалақыны есептеу және төлеу;
• жеке деректер мен кадрлық өзгерістер;
• жұмыстан шығу және толық есеп айырысу.

Егер бұлар тұрақты түрде рәсімделмесе, бухгалтерия мен басшылық әртүрлі картинаны көреді.

Кадрлық есеп пен жалақының байланысы

Кадрлық есеп пен жалақы — бөлек дүние емес.

Кадрлық құжаттағы қате бірден төлемге, есепке немесе салыққа әсер етеді. Мысалы, оклад өзгерсе, бірақ құжатқа түспесе, келесі айда есеп дұрыс шықпайды. Демалыс уақытында бекітілмесе, төлем мен график дауы туындауы мүмкін.

Сондықтан ЖК мен ЖШС үшін кадр және бухгалтерия мына жерде бірлесіп жүруі керек:

• кадрлық өзгерістер бухгалтерияға уақытында жетуі;
• қызметкер туралы деректер құжатта да, есепте де бірдей болуы;
• жалақы мен бонус айқын ережемен төленуі;
• әр төлемнің құжаттық негізі болуы.

Шағын компаниялар нені жиі ұмытады

1. Лауазым немесе шарт өзгерісін рәсімдемеу

Компания өседі, қызметкердің міндеті көбейеді, ал құжат ескі күйінде қалады.

2. Демалысты бақыламау

График болмаса, алмастыру да, төлем де, тәртіп те бұзылады.

3. Жұмыс уақытын толық есептемеу

Факт пен кесте сәйкес келмесе, қосымша жұмыс пен төлем мәселесі туындайды.

4. Бонусты ережесіз төлеу

Ауызша уәде тұрақты төлем ретінде қабылданады да, кейін бухгалтерия мен басшыға қиындық тудырады.

5. Құжаттарды чатта ғана сақтау

Чат коммуникация үшін пайдалы, бірақ кадрлық архивтің орны емес.

Қарапайым кадрлық процесті қалай құру керек

Күрделі HR-отделдің қажеті жоқ. Бірақ қарапайым жүйе керек.

Жақсы базалық схема:

• қабылдау үшін стандартты құжаттар пакеті бар;
• кадрлық өзгерістерге жауапты адам белгіленген;
• демалыс пен маңызды мерзімдердің күнтізбесі жүргізіледі;
• кез келген өзгеріс бірден есепке түседі;
• құжаттардың сақталатын ортақ орны бар.

Осы минимум бар болса, компания кадрлық хаосты едәуір азайтады.

Кадрлық есеп қашан бөлек тәуекелге айналады

Мына белгілер қауіпті:

• қызметкер саны көбейді, бірақ құжаттар жүйесі жоқ;
• еңбек шарттары кеш рәсімделген;
• оклад пен нақты төлем үнемі сәйкес келмейді;
• демалыс ауызша келісіледі;
• жұмыстан шығару асығыс жасалады;
• бухгалтерия мен басшы персонал туралы әртүрлі ойлайды.

Егер осының бірнешеуі таныс болса, процесті қайта жинау керек.

Қалай қателерді азайтуға болады

1. Бір жауапты белгілеу

Кадрлық ұсақ міндеттер де бір адамның бақылауында болуы керек.

2. Барлығын жазбаша бекіту

Өзгерістерді чатпен емес, құжатпен рәсімдеген дұрыс.

3. Кадр мен бухгалтерияны синхрондау

Кадрлық өзгеріс бірден есепке түсуі керек.

4. Құжаттарды алдын ала тексеру

Тексеруді күтпей, архив пен қолданыстағы шарттарды уақытында қарап тұрыңыз.

5. Сыртқы бақылауды пайдалану

Іште күшті HR-маман болмаса, сыртқы бухгалтер немесе консультант көмектесе алады.

Қашан аутсорсинг тиімді

Аутсорсинг пайдалы болады, егер:

• штат шағын, бірақ кадрлық міндеттер қайталана береді;
• жеке HR-маман ұстау тиімсіз;
• жалақы мен кадрды бір арнада жүргізу қажет;
• басшыға операциялық жүктемені азайту керек;
• бір адамның қателігі бизнеске әсер етуі мүмкін.

ЖК мен шағын ЖШС үшін бұл көбіне ішкі жеке қызметкер ұстағаннан ыңғайлырақ.

Қысқаша қорытынды

Қазақстандағы кадрлық есеп — қағаз жинау үшін жасалатын бюрократия емес. Бұл қызметкері бар әрбір жұмыс берушінің міндеті.

Егер компанияда бір адам болса да, кадрлық процесс болуы тиіс. Жүйе неғұрлым ерте тәртіпке келсе, бір ұмытылған құжаттың дауға, шығынға немесе тексеру кезінде сұраққа айналу қаупі соғұрлым азаяды.

Тағы не пайдалы болуы мүмкін

• Егер сізде ЖК немесе шағын ЖШС болса, Алматыдағы ЖК үшін бухгалтерлік қызметтер және Алматыдағы ЖШС үшін бухгалтерлік қызметтер беттерін қараңыз.
• Егер қателерді алдын ала азайтқыңыз келсе, шағын бизнестегі бухгалтерияның жиі қателері мақаласы көмектеседі.
• Егер кадр мен бухгалтерияны бірге қалай жүйелеуді талқылағыңыз келсе, тегін консультацияға өтінім қалдырыңыз.