Штаттық бухгалтер ме әлде аутсорсинг пе: кәсіп иесіне арналған практикалық салыстыру

Көп кәсіп иесі бір сәтте осы сұраққа келеді: штаттық бухгалтер жалдаған дұрыс па, әлде бухгалтерияны аутсорсингке берген тиімді ме? Бұл сұрақтың жалғыз әмбебап жауабы жоқ. Дұрыс шешім компанияның көлеміне, процестеріне, құжат айналымына және басшының қандай форматта жұмыс істегісі келетініне байланысты.

Практикада мәселе “қайсысы мықты?” дегенге емес, “бизнесіме дәл қазір қайсысы сәйкес?” дегенге тіреледі. Бір модель шағын компания үшін ыңғайлы болуы мүмкін, ал екіншісі өсу кезеңіндегі бизнес үшін жақсырақ жұмыс істейді.

Төменде осы екі тәсілді бірнеше өлшем бойынша қарастырамыз.

Штаттық бухгалтер деген не, аутсорсинг деген не

Штаттық бухгалтер дегеніміз компанияның ішінде тұрақты жұмыс істейтін қызметкер. Ол күнделікті процестерге тікелей қосылады, кеңседе болады, әріптестермен бетпе-бет жұмыс істейді және көбіне ішкі коммуникацияның бір бөлігіне айналады.

Аутсорсингте бухгалтерлік функция сыртқы командаға беріледі. Компания қызмет алады, бірақ толық бір қызметкерді штатқа алмайды. Жақсы ұйымдастырылған аутсорсингте бір адам ғана емес, бірнеше маман жұмысқа тартылады: бас бухгалтер, есепші, жалақыға жауапты қызметкер, кейде салық кеңесшісі де болады.

Шығын жағынан салыстыру

Штаттық бухгалтердің толық құны

Көп басшы тек айлық жалақыны ғана көреді. Бірақ нақты шығын бұдан кең:

• жалақы;
• еңбекақы қорынан төленетін салықтар;
• демалыс пен аурухана;
• жұмыс орны, техника, бағдарламалар;
• іздеу, іріктеу және бейімдеу уақыты;
• қажет болғанда ауыстыру тәуекелі.

Бір сөзбен айтқанда, ішкі бухгалтердің құны “ай сайынғы жалақыдан” әрқашан жоғары болады.

Аутсорсингтің құны

Аутсорсингте бизнес нақты қызметті төлейді. Әсіресе ЖК мен шағын ЖШС үшін бұл шығынды бақылауға көмектеседі: тариф түсінікті, жауапкершілік келісімшартта бекітіледі, ал ішкі ресурстар үнемделеді.

Бірақ мұнда да бір ереже бар: тек ең арзан пакетті іздеу қауіпті. Егер сервис тек есеп тапсырумен шектелсе, қалған сұрақтардың бәрі қосымша ақылы болуы мүмкін.

Тұрақтылық пен тәуекел

Бір адамға тәуелділік

Штаттық бухгалтердің ең әлсіз жері – бизнес бір адамға байланады. Ол ауырып қалса, кетіп қалса немесе ұзақ демалысқа шықса, бүкіл есеп процесі баяулап кетуі мүмкін.

Командалық модель

Аутсорсингтің күші осында: жауапкершілік бір адамға емес, жүйеге сүйенеді. Құжаттарды бір маман жинайды, екіншісі салықты тексереді, үшіншісі жалақы блогын жүргізеді. Бұл тұрақтылықты арттырады.

Бақылау және коммуникация

Штаттық бухгалтердің пайдасы – ол жақын жерде. Басшы сұрақ қойса, бірден сөйлесе алады. Кей бизнес үшін бұл психологиялық тұрғыда ыңғайлы.

Бірақ жақын отыру әрдайым сапалы бақылау деген сөз емес. Егер процестер жүйесіз болса, бухгалтер кеңседе отырса да, қателік немесе кешігу болуы мүмкін.

Аутсорсингте керісінше, бәрі процеске байланады: кім құжат жібереді, кім тексереді, қандай мерзімде жауап келеді, қандай форматта есеп беріледі. Егер осы ережелер дұрыс құрылған болса, басшыға бақылау тіпті жеңілдеуі мүмкін.

Қай бизнеске қай модель жақсырақ

Аутсорсинг жиі жақсы жұмыс істейтін жағдайлар

• ЖК немесе шағын ЖШС;
• қызметкерлер саны аз;
• операция саны орташа;
• басшы ішкі бухгалтерлік бөлім құрғысы келмейді;
• бизнеске тәртіп, есептілік және кеңес керек, бірақ күн сайын кеңседе бухгалтердің отыруы міндетті емес.

Штаттық модель орынды болатын жағдайлар

• операция көлемі өте үлкен;
• күн сайын көптеген ішкі бөліммен байланыс керек;
• бірнеше заңды тұлға мен күрделі құрылым бар;
• басқарушылық есеп пен ішкі келісу процесі өте тығыз;
• басшыға кеңседе үнемі қолжетімді адам қажет.

Аралас модель туралы не білу керек

Көп компания үшін ең тиімді шешім осы болуы мүмкін. Мысалы:

• ішкі жағында құжаттарды жинайтын немесе операциялық сұрақтарды шешетін қызметкер қалады;
• ал бас бухгалтерлік функция, салықтық бақылау, жалақы блогы немесе есептілік аутсорсингте болады.

Бұл формат компанияға ішкі қолжетімділік пен сыртқы сараптаманы бірге береді.

Басшылар жиі жіберетін қателер

“Бір адам бәрін жауып береді” деп ойлау

Шағын бизнес басында бұл жұмыс істеуі мүмкін. Бірақ компания өскен сайын бір адамның бәріне үлгеруі қиындайды: салық, кадр, жалақы, бастапқы құжат, 1С, кеңес – мұның бәрі әртүрлі назар сұрайды.

Тек жайлылықты бағалау

Кейде басшы “жанымда отырса болды” дегенге сүйеніп шешім қабылдайды. Бірақ жайлылық пен нәтиже әрқашан бір нәрсе емес. Негізгі көрсеткіш – есептің сапасы, мерзімнің сақталуы және басқарушылық тыныштық.

Ағымдағы кезеңді ескермей таңдау

Компанияның бүгінгі күйі мен алдағы 12 айдағы жоспары бөлек болуы мүмкін. Егер бизнес өсіп келе жатса, қазіргі шешімнің масштабталатынын да ойлау керек.

Практикалық чек-лист

Төмендегі сұрақтарға жауап беріңіз:

1. Менің бизнесімде ай сайын қанша операция өтеді?
2. Қызметкерлер саны қанша?
3. ҚҚС, импорт, экспорт немесе валюталық операция бар ма?
4. Маған күн сайын кеңседе бухгалтердің отыруы расымен керек пе?
5. Есептің сапасы мен бақылауы бүгінгі күні жеткілікті ме?
6. Егер қазіргі бухгалтер кетіп қалса, процесс тоқтап қала ма?

Егер осы сұрақтардың көбі тәуекелді көрсетсе, аутсорсинг немесе аралас модельді қарастыру орынды.

Қорытынды

Штаттық бухгалтер мен аутсорсингті қарсы қоюдың қажеті жоқ. Екеуі де дұрыс жағдайда пайдалы модель бола алады. Негізгі мақсат – бизнеске сәйкес форматты табу.

ЖК мен шағын ЖШС үшін бухгалтерлік аутсорсинг жиі тиімдірек: шығын түсінікті, тәуекел аз, бірнеше маманның қолдауы бар. Ал процестері күрделі, күнделікті ішкі қатысуы жоғары компаниялар үшін штаттық немесе аралас модель орындырақ.

Сондықтан шешім “кім арзан?” деген сұрақтан емес, “менің бизнесіме қайсысы тұрақты әрі басқаруға ыңғайлы?” деген сұрақтан басталуы керек.